Comment gérer un parc automobile ?

Quelle que soit sa taille, le parc automobile d’une entreprise doit être géré rigoureusement. Autrement, l’existence de ce parc sera menacée. Il faut garder à l’esprit que les véhicules appartenant à une entreprise constituent des charges financières pour cette dernière : leur prix d’achat, leur entretien, éventuellement le coût du carburant lorsque celui-ci est à la charge… Une mauvaise gestion de ce parc, surtout s’il est immense, et voilà que l’entreprise se retrouve avec une rentabilité qui diminue. Voici quelques points à prendre en considération pour gérer de manière optimale un parc automobile.

L’utilisation de logiciels

Pour une organisation quasi infaillible, l’exploitation d’un logiciel de gestion de flotte demeure une idée judicieuse. Ces logiciels automatisent plus ou moins la gestion de parc automobile avec une incroyable efficacité qui se traduit par une réduction maximale des risques d’erreur. Et un risque d’erreur proche de zéro signifie que les coûts engendrés par ce parc sont maîtrisés.

La maintenance et l’entretien des véhicules

Pourquoi est-ce si important ? Imaginez qu’un employé de l’entreprise prend une voiture et se retrouve en panne en rase campagne. C’est pour éviter ce genre de situation que le gestionnaire du parc doit savoir en permanence quand les voitures ont bénéficié pour la dernière fois d’une maintenance. Il doit aussi s’assurer que l’entretien des véhicules se fait comme il se doit. Sachez au passage que les pannes peuvent coûter cher aux entreprises, non seulement à cause des coûts de réparation, mais aussi à cause des désagréments qu’elles impliquent (par exemple : rendez-vous commercial annulé). N’hésitez pas à confier à un prestataire l’entretien et la maintenance des véhicules composant votre parc automobile (révision, entretien courant, entretien climatisation, prestations pneumatiques…).

Le suivi des disponibilités

Là aussi, vous avez besoin d’un maximum d’organisation ! Vous devez savoir à tout moment l’identité de chaque employé qui utilise chaque véhicule. Vous devez tenir un registre des réservations pour connaître la liste des voitures disponibles. Ce suivi est facilité si vous utilisez un logiciel de gestion de flotte. Mais là aussi, n’oubliez pas de bien vous former à la manipulation du logiciel sinon vous risquez de ne pas l’exploiter de manière optimale.

La gestion des incidents et des accidents

Pour une meilleure gestion de ces cas (PV de stationnement, contravention… etc.), il vaut mieux demander des conseils à un juriste. Notamment, déterminez avec le juriste qui, d’après la loi ou les usages, sera chargé de payer les amendes ou les éventuels dommages et intérêts : l’entreprise ou le salarié au volant ?

La gestion du carburant

Il faut être très rigoureux également sur ce point ! Mettez en place des règles précises que tous les salariés doivent respecter. Créez un système de suivi et de contrôle afin que les dépenses en carburant ne handicapent pas la rentabilité de l’entreprise.

 

Les questions administratives

Les papiers d’assurance sont-ils en règle ? Quand arriveront-ils à expiration ? Qu’en est-il des cartes grises de chaque voiture ? Est-ce que les impôts et les taxes sont correctement acquittés par l’entreprise ? Quid du contrôle technique ?

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